ポーランドのボランティア消防団
ポーランドでは、ボランティア消防団は地域の消防体制に欠かせない存在です。隊員はボランティアとして地域に貢献していますが、日常訓練、緊急出動、車両・装備の管理、隊員資格の管理など、専門の消防機関と近い責任を担っています。
OSP Radlin II は、そのような体制の中でも活発に活動している部隊の一つで、所在する郡で最も出動回数の多いボランティア消防団でもあります。現在、30 名の十分な訓練を受けた現役対応隊員がおり、年間およそ 200 件の緊急救助に対応しています。
一つひとつの出動の裏側では、隊員の資格が有効であること、車両が正常に使えること、装備がいつでも利用できることを確認する必要があります。さらに、参加者、活動時間、走行距離、消耗品の使用状況も正確に記録しなければなりません。
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こうした業務をより適切に管理するため、OSP Radlin II のメンバーは、消防団の実際のニーズに合うシステムを共同で探し始めました。
Google Drive から NocoBase へ
以前、OSP Radlin II のメンバーは、主に Google Drive などの無料クラウドストレージを使って資料を保存・共有していました。
出動記録、メンバー情報、健康診断、救助資格、車両点検、装備状態などの情報が増えるにつれ、重要な情報は複数のファイルに分散していきました。データ形式や更新方法にも統一された基準がありませんでした。
クラウドドライブは文書の保存には使えますが、消防団が継続的に運営していくために必要なプロセス管理までは十分に支えられません。
チームは、一元化され、安全で、消防団の実際の業務ニーズに合わせて完全にカスタマイズできるプラットフォームを求めていました。
最適な解決策を見つけるために、チームは 10 以上の類似プラットフォームを順番に検証しました。複数回の比較を経て、最終的に NocoBase を選びました。
消防団全体で構築した運用システム
このシステムは、最初からチーム全体で取り組む共同作業として進められました。メンバーはそれぞれの担当に応じて、データ入力、プロセス設計、システム保守に参加し、徐々に明確な役割分担が形づくられていきました。
- 一部のメンバーは、次のようなバックオフィス業務を担当しています。
- 装備点検期限の追跡
- 定期健康診断の管理
- 救助資格認定の管理
- 資金申請などの管理業務
- 指揮担当者は、各出動情報を継続的にシステムへ入力しています。
- 活動記録
- 出動内容の説明
- 参加隊員リストなど
システム内のデータは、特定の一人に集中するのではなく、実際に業務に関わるメンバーによって共同で更新されています。現在、このシステムは消防団の日常運用の大部分をカバーしています。
システムホームページ
ホームページは、隊員が各業務に入るための共通入口です。カレンダー、タスク、告知、メンバー情報、クイック操作が一つの画面に集約されているため、それぞれの役割に応じて必要な情報へすばやくアクセスできます。
出動・インシデント管理
隊員はタブレットやスマートフォンからすばやく出動記録を追加できます。出発時刻と帰着時刻、インシデント種別、活動場所、使用車両、参加隊員、消耗品の使用状況などを入力します。
その後、システムはこれらのデータを集計し、出動回数、インシデント分類、車両走行距離、各隊員の活動時間などの統計情報として表示します。
人員、資格、事務業務
出動管理だけでなく、消防団は NocoBase を使ってメンバー台帳、健康診断、救助資格、その他の専門資格も管理しています。バックオフィス業務を担当するメンバーは、資金申請や日常的な管理業務もシステム内で追跡しています。
チームはさらに、消防署の改修、地域イベント、その他の非出動タスクの進捗を管理する独立したプロジェクトボードも作成しました。
車両、装備、技術状態
消防車、トレーラー、各種消防装備も一元管理の対象になっています。隊員は、車両の使用状況、走行距離、技術状態、年次点検日、装備点検や保守期限を継続的に記録できます。
自動化された業務処理
システムの利用が進むにつれ、チームは実際の業務から新しい自動化のアイデアを見つけ、少しずつ実装していきました。
重要日付のリマインダー
システムは、出動体制に影響する重要な日付を自動的に確認し、通知します。例えば次のようなものです。
- メンバーの健康診断期限
- 消防車両の年次点検
- メンバーの誕生日などの個人的な記念日
活動時間の集計
システムは、各出動記録に基づいて、消防隊員ごとの救助活動への累計参加時間を自動計算できます。
チーム内コミュニケーション
自動告知、メール、システム内通知を通じて、管理者は重要な情報をより統一された形で隊員に共有できます。
今も成長し続ける消防団運用システム
現在、OSP Radlin II のシステムは約 90% 完成しており、組織内のおよそ 80 名のメンバーをカバーしています。そのうち約 20 名のアクティブユーザーが継続的にデータ入力と保守に参加しています。
データを一元管理できるようになったことで、消防団は出動回数、車両走行距離、装備状態、各隊員の活動時間をより簡単に集計できるようになりました。
さらに重要なのは、このシステムが「完成したら終わり」のプロジェクトではないことです。さまざまなメンバーが使い続ける中で、新しいニーズが生まれ、新しい機能、自動化、業務プロセスも継続的に追加されています。
OSP Radlin II には専任のソフトウェア開発チームはありません。それでも、メンバーたちは自分たちの業務を深く理解しているからこそ、実際の消防団運用プロセスを、長期的に使い続けられ、継続的に改善できるシステムへと少しずつ変えていくことができました。
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