Employee Directory System

Build a NocoBase app — Employee Directory System: a search hero, multi-select facets, and avatar cards. Match the layout and signature visuals of this reference prototype: https://static-docs.nocobase.com/solution/templates/19-employee-directory.html

介紹

使用您慣用的 AI Agent 和 NocoBase，快速建立一套可客製化、穩定可靠、能持續迭代的員工聯絡人管理系統，用於集中管理員工姓名、職稱、部門、工作地點、雇用類型、技能、電子郵件及電話號碼。

您可以直接複製下方提示詞，讓 AI Agent 在 NocoBase 中生成員工通訊錄的基礎架構，再透過無程式碼介面調整欄位、頁面、篩選條件及員工檔案。

此系統適合企業員工通訊錄、跨區域團隊人員目錄、部門聯絡人查詢、遠端員工管理，以及需要快速查找同事職稱、部門及聯絡方式的各類內部情境。

員工聯絡人目錄：

依部門篩選員工：

AI 從自然語言中擷取員工資料：

AI 翻譯並填寫員工資訊：

員工聯絡人管理系統可以解決哪些問題？

員工聯絡人管理讓團隊成員能夠快速找到正確的同事，了解對方負責什麼、屬於哪個部門、在哪裡辦公，以及如何聯繫。

當企業規模擴大、部門增加或轉型為遠端辦公後，員工資訊往往分散在人資試算表、即時通訊工具、電子郵件通訊錄及各種內部系統中。新進員工可能不知道某項工作應該找誰聯繫，跨部門協作時也很難快速找到對應職位的負責人。

透過這套系統，員工可以直接搜尋同事的姓名、職稱或電子郵件，也可以按工程、產品、設計、業務、行銷、營運、人資、財務及數據等部門篩選人員。

每張員工卡片可顯示姓名、職稱、部門、工作地點及雇用類型，並提供發送電子郵件、撥打電話及查看個人檔案的入口。遠端、全職、兼職或約聘員工也可透過不同標籤清楚區分。

人資或管理員可在員工列表中統一新增、查看、編輯及刪除員工資訊。AI 員工還可從電子郵件、即時通訊訊息或其他自然語言文字中擷取員工資料，自動填寫新增員工表單，減少手動輸入的工作量。

核心功能

員工目錄與快速查找

• 統一員工目錄： 集中展示員工姓名、職稱、部門、工作地點及雇用類型。
• 多條件搜尋： 支援依姓名、職稱或電子郵件快速查找同事。
• 部門快速篩選： 透過頂部部門標籤或左側部門列表篩選員工，並顯示各部門人數。

員工卡片與聯絡方式

• 員工資訊卡片： 以卡片形式展示員工頭像、姓名、職稱、部門、地點及雇用類型。
• 快速聯繫同事： 提供 Email、Call 及 Profile 等快捷入口，方便直接聯繫或查看完整檔案。
• 多地點與遠端團隊： 支援 New York、London、Singapore、Remote 等工作地點，適合跨區域團隊。

部門與雇用類型管理

• 部門分類管理： 支援 HR、Marketing、Engineering、Design、Finance、Operations 等部門。
• 多部門組合篩選： 可同時選擇多個部門，快速查看跨團隊人員。
• 雇用類型區分： 支援 Full-time、Part-time 及 Contractor 等類型，並透過標籤清楚展示。

員工檔案管理

• 基本資訊維護： 記錄員工姓名、職稱、地點、雇用類型、技能、電子郵件及電話號碼。
• 員工記錄操作： 支援新增、查看、編輯及刪除員工資料。
• 技能資訊管理： 儲存產品定位、行銷策略、內容行銷、專案管理等員工技能，方便內部協作與人才搜尋。

AI 智慧資料輸入

• AI 擷取員工資訊： 從入職通知信或即時通訊內容中辨識姓名、職稱、工作地點、雇用類型、技能及聯絡方式。
• AI 自動填寫表單： 將擷取出的資訊直接寫入員工新增表單，減少手動複製與輸入。
• 自然語言建立員工檔案： 只需提供一段員工介紹，AI 即可生成結構化的員工記錄。

AI 多語言處理

• 員工資料自動翻譯： 將姓名、職稱、地點、技能及雇用類型翻譯為日文或其他語言。
• 保留關鍵聯絡方式： 翻譯過程中保留電子郵件及電話號碼等無需轉換的資訊。
• 多語言表單填寫： AI 可將翻譯結果直接填入員工表單，適合國際化團隊維護本地語言資料。

為什麼用 AI 和 NocoBase 建立員工聯絡人管理系統？

員工通訊錄看起來只是一份人員列表，但真正投入企業使用後，需要處理部門、職稱、地點、雇用類型、技能及聯絡方式等多種資訊，還要支援搜尋、篩選及權限控制。

若使用一般的 Vibe Coding 從零生成一個員工目錄頁面，通常可以快速呈現人員卡片，但員工資料、部門資料、搜尋條件、員工表單及個人檔案之間的關聯仍需後續補齊。

NocoBase 可將員工、部門及聯絡人資訊整合於同一套系統，透過卡片、列表、搜尋框及篩選器呈現。團隊可依自身組織架構增加部門、工作地點、技能及雇用類型等欄位。

AI 可進一步降低資料輸入與多語言維護的成本。人資只需將新員工介紹信或即時通訊內容交給 AI，AI 便可擷取姓名、職稱、地點、技能、電子郵件及電話號碼，並自動填寫員工表單。

對於跨國團隊，AI 還可將員工資訊翻譯成日文或其他語言，並將翻譯結果直接回填到表單中。這樣可以減少重複複製、翻譯及輸入的工作，也更適合維護多語言員工目錄。

如此建立的員工聯絡人管理系統不是一份靜態通訊錄，而是一套能隨著團隊規模、組織架構及辦公地點持續調整的內部人員目錄。

FAQ

1. 員工卡片可以展示哪些資訊？

每張員工卡片可展示姓名、職稱、部門、工作地點及雇用類型，並提供電子郵件、電話及個人檔案入口。

團隊也可依需求增加技能、負責區域、直屬主管、時區或語言等欄位，讓員工目錄更符合實際協作需求。

2. 可以管理遠端員工和跨區域團隊嗎？

可以。員工資料可記錄辦公室城市、國家、地區或 Remote 狀態，也可區分 Full-time、Part-time 及 Contractor 等雇用類型。

對於跨國團隊，還可增加時區、工作語言及辦公地點篩選，降低跨區域協作時的資訊查找成本。

3. 可以從員工介紹信中自動擷取資料嗎？

可以。AI 可讀取新員工介紹信、人資通知或即時通訊訊息，擷取姓名、職稱、地點、雇用類型、技能、電子郵件及電話號碼，並自動填寫員工表單。

這特別適合人資批量建立新員工資料，減少在電子郵件與系統之間複製資訊的工作量。

4. AI 可以翻譯員工資料並填寫多語言資訊嗎？

可以。AI 可將職稱、地點、雇用類型及技能翻譯成日文或其他語言，同時保留電子郵件、電話號碼等不需翻譯的資訊。

對於跨國企業，可在同一份員工資料的基礎上維護不同語言的顯示內容，無需人工逐筆翻譯和輸入。

5. Claude Code、Codex、Cursor、OpenCode 可以協助建立員工目錄嗎？

可以。Claude Code、Codex、Cursor、OpenCode 等 AI coding agent 可接入 NocoBase，依據提示詞生成員工、部門及組織關係等資料結構，以及搜尋、篩選、卡片目錄及資料輸入頁面。

生成基礎系統後，人資仍可透過 NocoBase 的無程式碼介面調整欄位、頁面及權限，而不是每次組織架構改變都重新生成應用程式。

6. 可以控制員工能夠查看哪些人員資料嗎？

可以。NocoBase 支援依角色、部門及資料範圍設定權限。

例如，一般員工可查看公開的姓名、職稱及工作聯絡方式；部門主管可查看本部門更詳細的資料；人資可維護完整員工檔案；電話號碼、個人電子郵件或其他敏感欄位則可只向授權角色開放。

7. 員工可以自行更新個人資料嗎？

可依權限開放部分欄位。員工可維護自己的頭像、聯絡電話、技能或工作地點，人資則負責職稱、部門及雇用類型等正式人事資訊。

這種方式既能提升資料更新效率，也能避免關鍵組織資訊被隨意修改。

8. 組織架構發生變化後，員工目錄是否容易調整？

可以。企業可持續增加或調整部門、職稱、地點、技能及雇用類型，也可更新篩選器、員工卡片及個人檔案頁面。

當部門拆分、團隊合併或員工轉調時，可直接修改現有資料與關聯，無需重新建立員工目錄。

9. 可以追蹤員工資料由誰修改過嗎？

可依需求啟用操作歷程與稽核日誌，記錄員工部門、職稱、工作地點及聯絡方式等資訊的異動。

當人員調職、轉部門或聯絡方式更新時，人資可追蹤修改人、修改時間及具體變更，減少資料被誤改後無法查核的風險。

10. 這套系統和一般 Vibe Coding 生成的員工目錄有何不同？

一般 Vibe Coding 可以快速生成員工卡片和搜尋頁面，但真正投入企業使用後，還需要處理部門關係、資料權限、敏感欄位、資料更新、操作記錄及長期維護。

NocoBase 可將員工、部門及組織資訊儲存於統一的資料模型中，並提供權限、稽核、企業登入、API 及外掛擴充能力。AI 用於加速建置、資料擷取及翻譯，NocoBase 則負責系統的長期運行與資料治理。

11. 這套系統適合企業長期維護員工通訊錄嗎？

適合。它不僅可作為員工聯絡方式列表，也可持續承載職稱、部門、地點、技能及雇用類型等組織資訊。

企業可依需求接入單一登入、使用者同步、權限管理、操作歷程、API 及外掛擴充。相比一次性的員工目錄頁面，更適合建立可維護、支援跨區域協作且能隨組織變化持續迭代的內部人員目錄。