引言
Classmethod 用 NocoBase 替代表格，构建了一套结构清晰、权限灵活的员工信息管理系统。
这套系统不仅提升了内部效率，也将成为他们对客户输出技术方案的一部分。
关于 Classmethod
Classmethod 株式会社是日本领先的 IT 服务提供商，在提供 AWS（亚马逊云服务）全方位支持方面尤为出色，涵盖从成本优化、安全保障到实施支持与运维管理的广泛服务。
除了深耕 AWS 生态，Classmethod 还提供涵盖云采用、数据基础设施建设、生成式 AI 落地、应用开发和 SaaS 集成的多项服务，技术覆盖 Google Cloud、Cloudflare、Informatica、Snowflake 等多个主流平台。
许多技术开发者可能通过他们运营的技术媒体 DevelopersIO 认识这家公司——一如既往地技术导向、速度快、执行力强，是一个非常技术导向的团队。
信息管理挑战：当 Excel 再也撑不起组织管理
随着业务不断扩展，Classmethod 的团队结构日益复杂。日本本地员工约 500 人，集团整体超过 850 人，并且雇佣形态从传统的全职员工，逐步拓展到兼职、副业、外包、合作伙伴等多种类型，团队分布也从本地延伸到了海外。
团队扩展的同时，Classmethod 也在思考更好的组织管理方式：
- 如何将分散在不同国家、不同雇佣体系的员工，用统一标准进行管理？
- 如何在人员入职、离职、调岗等流程中，自动完成数据录入、权限分配、通知等繁杂操作？
- 如何集中掌握每个人的资格证书、职业背景与培训记录，从而支持合理的岗位分配、职业发展和招聘决策？
- 如何通过系统化手段，不仅提升后台运营效率，更为初级工程师创造运维和开发实践机会，同时有效控制系统运行成本？
想象一下，这时候如果还用 Excel 或 Google Sheets 来管理所有人事信息，问题自然会接踵而来。实际上，Classmethod 的团队也切身经历了这些典型痛点：
| 使用 Excel 和 Google Sheets 时期的做法 | 带来的问题 |
|---|---|
| ⚠️ 软件许可证信息保存在 Excel 中 | ❌ 记录与实际许可证分配不一致，未使用的账号仍保留许可证 |
| ⚠️ 部门之间各自维护自己的 Google 表格 | ❌ 定期审计耗时费力，给用户和 IT 部门造成负担 |
| ⚠️ 单独维护不同数据访问权限表格 | ❌ 数据口径不一，信息共享和管理难度大，权限设置易出错 |
| ⚠️ 复杂的信息对比需要手动 VLOOKUP | ❌ 跨部门信息查阅困难，流程效率低 |
| ⚠️ 每次人员入职、转岗、离职都要人工逐项操作 | ❌ 入职流程可能需要 10 个工作日，严重影响 Onboarding 体验 |
更重要的是，这些问题会随着人数、工具种类和流程复杂度的增长而指数级放大。如果不能及时进行集中化和自动化处理，不仅后勤团队压力大，还会影响整个组织的响应速度与数据准确性。
因此，Classmethod 开始寻找一个更系统、更灵活的解决方案，既要能集中管理这些数据，又要能根据不同业务场景灵活配置，还要考虑未来能逐步实现自动化。
系统选型过程
当决定要“从表格里跳出来”，Classmethod 团队开始评估市面上的一些工具。最早考虑的包括 Airtable 和 NocoDB —— 这些工具的优点很明显，上手快，界面直观，也有一定的扩展性。但团队最终选择了 NocoBase，理由其实很简单：灵活、可控、且完全贴合 Classmethod 的使用方式。
以下是 Classmethod 团队做出这个决定的几个关键考虑点：
1. 部署自由，开源可控
作为技术导向的公司，Classmethod 习惯将关键系统运行在自己的 AWS 环境中，以满足安全性和合规需求。NocoBase 是完全开源的，部署方式灵活，不受 SaaS 平台限制。
2. 非按用户计费，更适合“多人查看、少人维护”的模式
团队里真正需要录入数据的人不多，但需要访问信息的部门和成员很多。如果选择按用户数收费的工具，成本会迅速上升。NocoBase 的开源模式天然绕开了这个问题。
3. 细粒度的权限管理能力
无论是记录级还是字段级，NocoBase 都支持为不同用户设置可见性，这对需要保障数据分级访问的员工信息系统来说非常重要。
4. 页面和数据结构分离，界面可自由定制
不同部门、不同角色需要看到的内容不同。NocoBase 支持将 UI 与数据结构分开配置，极大地提升了前端界面的灵活性。
5. 内建工作流引擎，不依赖外部自动化工具
像“入职时自动创建账号”、“临时权限到期自动撤销”这类业务逻辑，完全可以通过内建的工作流实现，无需引入额外的自动化工具或写脚本。
6. 自动提供 API，便于集成和自动化
新增一个数据集合，就自动提供对应的 API 接口，这对工程团队来说非常友好，自动化脚本、数据同步都变得更简单。
换句话说，NocoBase 并不是“功能最多”的工具，但它提供了 Classmethod 最需要的几样东西：安全、自主、灵活，并且开发与运营都能掌控在自己手里。
NocoBase 落地初见成效
确定方案后，Classmethod 很快完成了部署与数据建模。工程团队将 NocoBase 安装在自有的 AWS 环境中，并基于组织结构构建了核心数据集合，包括员工、部门、软件许可证、公司资产、系统账号（如 Slack 和 GitHub）、认证信息等。同时，业务同事也能自行修改字段和 UI 布局。
初始数据通过 CSV 导入，后续更新由 Python 脚本结合 NocoBase 自动生成的 API 实现自动化处理。系统中的各类信息之间通过关系字段打通，实现了真正结构化的数据管理。
系统上线后，带来了一系列的效率提升：
- 数据不再分散在多个部门的表格中，信息同步、版本冲突等问题显著减少；
- SaaS 许可证管理实现自动比对与清理，提升了 IT 审计效率；
- 临时权限撤销、设备归属确认、信息到期提醒等场景逐步实现自动化；
- 业务团队可自行调整字段和界面，无需依赖工程师，极大减轻了维护负担；
- 人才发展相关数据（如认证、培训、履历）被结构化记录，支持更清晰的内部调配与招聘评估。
更重要的是，这套系统为未来的持续升级打下了基础。无论是对接更多系统、扩展更多工作流，还是集成 AI 能力，NocoBase 都提供了足够的灵活性和技术能力。
持续升级，将内部实践转化为客户价值
目前，Classmethod 已将员工信息管理的日常流程顺利迁移至 NocoBase，并计划在此基础上持续推进自动化和系统集成，例如：
- 数据新增或更新触发的审批流程
- 向其他部门发送通知（如 Slack）
- 向其他系统输出（如 Google 表格、系统集成）
- 许可证到期前自动发起续期请求
- 资产持有确认（如笔记本电脑、安全门禁卡）
- 临时权限自动回收
- 工作流驱动的许可证到期提醒
- 通过 MCP 服务器与大语言模型工具集成
Classmethod 还希望进一步可视化员工数据，例如注册资格证书、职业经历与培训记录，提升招聘、人才培养和组织内部知识分享（Know-WHO）能力。
这套系统不仅让 Classmethod 实现了员工信息管理的集中化与自动化，也积累了大量一线的系统搭建与运营经验。
作为一家以技术驱动的 IT 服务公司，Classmethod 一直致力于通过真实经验转化为客户价值。如今，他们也将这套经过验证的实践经验应用到客户项目中，帮助更多企业在复杂的业务环境中构建真正灵活、可控的系统。
正如 Classmethod 官网所说：让技术成为经营的核心，以高超的技术实力和扎实的成果，提升业务的质量与速度。
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